Cистемы управления складом
Выбор, внедрение и эксплуатация

№ 6 ноябрь 2007

Внутренний аудит приемки на складе

◄... к началу статьи

7. Должны ли эти операции осуществляться на приемке?

8. Должна ли маркировка «съедать» площадь приемки?

Вопросов может быть и больше, это зависит от специфики склада. Главное, чтобы сам аудит был управляемым, и на его основе можно было бы принимать управленческие решения. А для этого рабочие процессы (и конкретно приемка) должны быть описаны; если нет описания, то это значит, что они стихийные и нет объекта аудита.

Требования измеримости

Без измеримых показателей проводить аудит бессмысленно. Некоторые параметры можно узнать с помощью измерительных приборов, например время разгрузки. Производственные нормировщики всегда работали с такими показателями.

Часть физических параметров вычисляемые, например площадь, занимаемая паллетами при приемке. Ее нельзя измерить непосредственно, но несложно посчитать, умножив площадь паллет на их количество. Некоторые показатели статистические, для них необходимо обобщать большие массивы информации, в частности процент брака. Наконец, некоторые показатели могут быть основаны на экспертных оценках, например по десятибалльной шкале. Таким образом, измеримым может быть практически все, как только «изобретена» методика измерения. Физические величины более подходят для измерения производительности процесса и его ограничений, для управления качеством их необходимо будет преобразовать. Экспертные оценки, наоборот, больше относятся к качеству, чем к производительности. На основе измеримых параметров мы формируем KPI (Key Performance Indicators), то есть ключевые показатели эффективности.

Подходы к формированию KPI

В набор KPI должны входить только те показатели, которые относятся непосредственно к процессам приемки. Например, не имеет смысла включать туда оборот склада, так как он является внешним фактором (с точки зрения совершенствования существующих процессов) по отношению к складу. Осторожно следует подходить и к KPI, используемым для мотивации сотрудников. Это дополнительная обратная связь в системе процессов предприятия, поэтому она может влиять на сами процессы, и не всегда предсказуемо. Аудит процесса должен учитывать такое возможное влияние, но лучше оставить эти показатели вне поля рассмотрения, для более оперативной работы. Объем набора показателей зависит от ресурсов, выделяемых на аудит, и технологических возможностей. Например, при наличии информационной системы статистику можно извлечь из базы данных, а при отсутствии – придется «лопатить» гору документов.

Еще стоит заранее продумать возможные мероприятия, вытекающие из аудита. Они определяются возможностями воздействия на процесс, например бюджетом. Собирать и анализировать информацию необходимо только для конкретных целей, для дальнейших управленческих решений. В моей практике был случай, когда кадровая служба предложила собирать статистику отработанных каждым сотрудником часов. На вопрос руководителей отделов, будем ли мы платить сверхурочные, оптимизировать штатное расписание или делать что-то еще, руководитель службы персонала ответил, что не знает – надо сначала собрать статистику. Не надо такой статистики! Информация должна вызывать управленческие воздействия и извлекаться только с этой целью. Иначе это пустая трата времени.

Примеры разработки KPI

Приведем примеры KPI, которые можно использовать при аудите приемки. Средняя величина грузопотока в краткосрочном периоде является константой. Суточные и недельные циклы приблизительно одинаковы. Можно определить в процессе аудита величину входящего потока в тоннах, кубометрах, грузовых единицах или штуках за период. Можно определить и среднюю величину партий поставок. Это еще не KPI, тем более что склад на это не влияет. А вот максимальный входящий поток, пропускная способность приемки определяется тем, как организован процесс. Но и это еще не показатель процесса, а ограничение системы. Его можно определить в процессе аудита. Достаточно зафиксировать факты переполнения склада и определить поток приемки в эти периоды.

Первым KPI может быть резерв мощности операции приемки, который определяется как отношение разности между максимальным входящим потоком и текущим или средним входящим потоком к максимальному входящему потоку. Соответственно получим средний и текущий резерв мощности. Эта формула выглядит так: R = (P_max - P_т(cp)) / P_max, где R – резерв, P_maх – максимальный поток, P_т(ср) – текущий (или средний) поток. Если резервы минимальны, то результатом аудита должны быть мероприятия к увеличению максимальной пропускной способности. А если резервы достаточны, то средний резерв мощности можно принять за стандарт, определить допуски, в пределах которых должен находиться текущий поток, и поручить персоналу, планирующему процессы приемки, управляющему ими и в определенной мере осуществляющими их, оперативное отслеживание и такое воздействие на процесс, которое держало бы его в допусках.

Нас может интересовать также время простоя транспорта под разгрузку. С утилитарной точки зрения нас интересует даже не оно, а суммы штрафов за простой. Поэтому вторым KPI может быть именно эта сумма, в рублях. Она определяется для каждого класса подвижного состава индивидуально (в пределе для каждой единицы, но сначала надо решить хотя бы для класса). Простой еврофуры, естественно, обходится дороже, чем простой «Газели». В результате аудита измеряется данный KPI и планируются разовые или постоянные мероприятия для снижения его до нуля.

Еще несколько KPI может быть связано с транспортом. Например, качество укладки товара. Это тоже внешний по отношению к складу процесс, включать его в набор можно, если только мероприятия по работе с поставщиком к чему-нибудь приведут, иначе смысл таких показателей невелик. Хотя с другой точки зрения, это влияет на качество наших процессов, а их мы можем совершенствовать. Недостаточно делить доставку на паллетированную и в навал. Паллеты могут быть сложены правильно и кое-как. У паллет может быть упаковочный лист, АSN, штрих-код, а может и не быть. Коробки в навал могут быть уложены аккуратно и последовательно по артикулам, а могут быть хаотично свалены. Все эти варианты должны быть разделены, определена их доля в общей совокупности, методика и нормы обработки.

Количественные KPI – показатели производительности, безусловно, влияют на качество, и на каждом складе можно определить их разумный набор при проведении аудита. Перейдем к качественным. Не секрет, что на многих складах приходится вскрывать упаковки и производить еще и внутритарный контроль. Это, с одной стороны, требует определенных трудозатрат (еще один KPI), а с другой – при пропуске несоответствия это вернется к вам бумерангом уже от вашего клиента. Поэтому необходимо ввести два показателя: процент несоответствия, получаемый от поставщика, и процент несоответствия, обнаруженный потребителем. Свести их к одному не получится, нам интересны оба аспекта, и мероприятия по ним будут разные. Процент рекламаций также необходимо разделить по месту возникновения брака: сделал ли ошибку ваш склад (и кто, приемка? или ошибка сделана позднее?) или ошибка вашего поставщика пропущена приемкой.

Полезно также проследить связь рекламаций с пиковыми нагрузками и вообще с резервом мощности. Предположительно, количество ошибок будет больше при большой загрузке персонала приемки, и, как это ни парадоксально, в периоды, когда загрузка близка к нулю. Качество требует тонуса и ритма, и перегрузки и недозагруженность одинаково снижают его.

На приемке могут быть еще вспомогательные операции, такие как контроль качества, маркировка товара, стикерование, сортировка по зонам хранения, взвешивание. Обязательно необходимо определить их долю в процессе и качество при проведении аудита.

Применение KPI и разработка мероприятий

Установив факты и получив цифры, необходимо переходить к разработке и реализации мероприятий по совершенствованию процесса, ведь аудит проводится с целью формирования воздействия на процессы системы. Большинство мероприятий подразумевались уже на этапе планирования аудита и теперь должны найти свое воплощение в реальности. Мероприятия можно разделить на несколько категорий по месту воздействия:

1. Внешние по отношению к бизнесу. Бизнес – это открытая система, поэтому необходимо оказывать влияние на внешний мир (в нашем случае это поставщики и перевозчики).

2. Внешние по отношению к складу. В бизнесе все взаимосвязано, склад обслуживает товарные потоки бизнеса, и работа склада зависит от других процессов предприятия.

3. Внешние по отношению к приемке. Например, смежная операция – размещение товара в зонах хранения. Если мощность этой операции меньше, чем у приемки, может возникать затоваривание зоны приемки.

4. Внутренние, касающиеся операций приемки.

По временному интервалу все эти мероприятия можно разделить на единоразовые, циклические и постоянные, а по уровню управления – на оперативные и стратегические. Мероприятия (по всем их категориям) для увеличения пропускной способности могут выглядеть так.

Единоразовые:

1. Внешние к бизнесу:

а) переход на доставку всех товаров на европаллетах, что сокращает процесс разгрузки/загрузки автомобиля в 1,5 – 2 раза;

б) создание требований к поставщику по укладке товара.

2. Внешние к складу:

а) перераспределение задач по конфликтным поставкам между отделом закупки и складом.

3. Внешние к приемке:

а) увеличение зоны приемки за счет зоны отгрузки.

4. Внутренние:

а) разделение операций разгрузки, маркировки, приемки и оформления документов;

б) организация работы в несколько смен, с учетом пиковых нагрузок;

в) организация буфер-накопителя для маркировки товара.

Циклические:

1. Внешние к бизнесу:

а) аттестации поставщиков.

2. Внешние к складу:

а) регулярные совещания в масштабах предприятия по вопросам качества с участием руководителей приемки.

3. Внешние к приемке:

а) регулярный мониторинг начальником склада претензий по ошибкам склада.

4. Внутренние:

а) перераспределение персонала по бригадам с целью передачи опыта;

б) программы обучения и переподготовки;

в) контрольные измерения времени операций;

г) анализ занимаемой товаром площади приемки, ее оптимизация.

Постоянные:

Внутренние:

а) измерение KPI, которые после проведения аудита признаны неудовлетворительными;

б) контроль грузчиков на алкогольную интоксикацию;

в) безусловное следование должностным инструкциям;

г) наставничество. ■

Выводы

Обсудить на Форуме

На этом сайте нет форума. Автор является активным участником Клуба Логистов http://logist.ru, на форуме которого можно пообщаться со специалистами.